Onboarding af nye medarbejdere: Din ultimative guide

Stine Offenberg | | Læsetid: 7 minutter

Vidste du, at dårlig onboarding af nye medarbejdere ofte er det, der får dem til at sige op? Faktisk sker hele 20 % af medarbejderomsætningen i mange virksomheder i de første 45 dage af et program.

Når en medarbejder siger op, bruger arbejdsgivere i gennesmit 33 % af en medarbejderes årsløn på at finde en afløser. Forestil dig bare, hvor dyrt det derfor vil være at udskifte tyve medarbejdere på seniorniveau.

Dog siger 69 % af alle nye medarbejdere, at de er mere tilbøjelige til at blive i en virksomhed, hvis deres integrationsoplevelse er god.

Gør du noget ud af din virksomheds onboarding, kan du altså både spare penge men også tid. Og efter at have læst dette blog post har du ingen undskyldninger for at negligere dit onboarding-forløb – nedenfor svarer vi nemlig på de hyppigst stillede spørgsmål om onboarding. Og samtidig giver vi dig også de bedste fremgangsmåder til at onboarde nye medarbejder succesfuldt.

Hvad er onboarding?

Onboarding er et begreb, der bruges i HR-branchen. Det beskriver den akklimatisationsproces nye medarbejdere gennemgår i en organisation. Et onboarding-program består af et sæt procedurer, der omfatter forskellige integrations- og læringsaktiviteter, der skal give nye medarbejdere en bedre forståelse for deres nye arbejdsplads, dens kultur, politikker og praksisser.

Onboarding-processen varer længere end en orientering. Førstnævnte består af begivenheder grupperet i fire faser: pre-onboarding, den første dag, indledende udvikling og separation. Det er ikke ualmindeligt, at en onboarding varer et år eller mere afhængigt af dine nye medarbejderes behov.

Orienteringen udgør kun en lille del af dit samlede træningsprogram. Orientering er den korte introduktion, du bør give i løbet af din nye medarbejderes første dag i onboarding-forløbet. En virksomhedsorientering kan omfatte introduktionsaktiviteter såsom et møde med afdelingslederne og en frokost eller kaffepause med andre medarbejdere. Til orienteringen hører også tildeling af en såkaldt buddy, som er en medarbejder, der vil hjælpe din nye rekrut med at falde på plads.

Hvorfor er god onboarding vigtigt?

I relation til vigtigheden af god onboarding har Amy Hirsh Robinson, leder af konsulentfirmaet The Interchange Group, udtalt følgende:

Onboarding tilbyder en mulighed for gøre et indtryk, der forbliver hos nye medarbejdere gennem hele deres karriere.

Medarbejderintegration bør således have samme prioritet som andre operationelle processer. Og derfor bør opbygningen af et vellykket træningsprogram få lige så meget opmærksomhed som marketing- og salgsprojekter.

Investerer du i et godt onboarding-system, vil du højst sandsynligt opnå en garanteret ROI. Men belønningen ved din investering vil ikke kun være monetær. Den faktiske værdi af din investering måles nemlig i dine medarbejderes evne til at vise langsigtet engagement og tilknytning.

Kilde: Gallup

Er onboarding det samme som træning?

Selvom onboarding og træning ikke er det samme, eksisterer de to begreber side om side.

Onboarding er en indviklet, årelang proces, der kan faciliteres gennem et privat læringsakademi. Meningen med processen er at introducere den nye medarbejder for organisationens idealer og mål.

I mellemtiden handler træning om at give den nye rekrut al den grundlæggende viden, han eller hun har brug for for at kunne udføre deres nye opgaver. Dette inkluderer enhver læringsaktivitet, der på den ene eller anden måde forklarer, hvordan man udfører opgaver eller bruger en platform eller et stykke udstyr.

Hvad er en onboarding-tjekliste?

En onboarding-tjekliste er en skabelon, der fremhæver alle de metoder, compliance-dokumenter og faser, som den nye medarbejder skal involveres i og udfylde for at gennemføre sin prøveperiode. En sådan tjekliste indeholder de væsentligste komponenter, som også findes i et standardiseret læringssystem. Din liste kan indeholde:

  • Vigtige virksomhedsdokumenter såsom kontrakter, lønregnskaber og en medarbejderhåndbog
  • Vagtplaner
  • Budget til fageksperter, uddannelsesmateriale og andre ressourcer
  • En oversigt der beskriver medarbejdernes rekrutteringsrejse fra pre-onboarding til den første arbejdsdag
  • Spørgeskemaer og feedbackformularer
  • En digital platform eller e-læringsløsning
  • Evalueringsværktøjer til måling af læringssucces

At identificere, hvilke elementer der skal tilføjes til din tjekliste, afhænger af din virksomheds mål. Husk dog, at du altid kan opdatere din liste, når dine medarbejderes behov skifter.

Hvad er den bedste onboarding-metode?

Når dit team skal udvides, bør du afprøve nedestående strategier for at gøre dit onboarding-program mere engagerende og effektivt.

Tænk altid på “the four C’s”

Undgå at din nye medarbejders første dag bliver stressende og forvirrende. Sæt i stedet klare mål, der kan hjælpe med at reducere hans eller hendes stressniveau, og som samtidig kan holde dem engageret i hele perioden. I denne forbindelse er det en god idé at afdækkende følgende komponenter:

Compliance

Corporate compliance bidrager til, at nye medarbejdere lærer om grundlæggende virksomhedsregler og -politikker. Og samtidig indebærer det, at de udfylder alle nødvendige onboarding-dokumenter.

Culture

Culture eller kultur, som denne komponent kan oversættes til på dansk, er vigtigt at være opmærksom på. Alle virksomheder har deres egen kultur, normer og værdier, som enhver medarbejder bør kende og (helst) omfavne. Når dine nye medarbejdere ved, hvordan de komplementerer og påvirker din virksomhed, vil de føle sig mere velkomne og inkluderede.

Clarification

På dansk kan denne komponent oversættes til afklaring. For at nye medarbejdere kan forstå hvordan de kan bidrage til et givent projekt, må de først forstå deres rolle og ansvar. Præciserer du deres funktion og arbejdsopgaver, giver det dem tillid til at fuldføre deres opgaver.

Connection

Et af målene med onboarding er at bygge bro mellem nye medarbejdere og deres kolleger. At skabe connections – eller forbindelser som vi siger på dansk – er vigtigt allerede at påbegynde i onboarding forløbet. Der er forskellige måder at skabe forbindelser på, men et eksempel kunne være oprettelsen af et buddy system.

Fokuser på samarbejde

Kollaborativ onboarding handler om at opbryde og uddele opgaverne på tværs af alle virksomhedens niveauer; fra direktionsledelsen til den nyansatte. En kollaborativ tilgang fremmer engagementet, hjælper med at nedbryde siloer og faciliterer kollegiale forbindelser og mentorskaber.

Grundet vores mange digitale muligheder nu til dags, har det aldrig været nemmere at samarbejde. Særligt med et Learning Management System (LMS) eller anden cloud-based platform, bliver samarbejdet nemmere.

Styrk samarbejdet i dit onboarding-program ved at udnytte digitale løsninger såsom et LMS. Det effektiviserer og fremskynder ikke kun dine medarbejderes indlæringskurve, men det gør også din træning skalerbar og mere effektiv.

Personliggør onboarding-oplevelsen

Hvis du ønsker at forbedre onboardingen for dine nye medarbejdere, bliver du nødt til at personliggøre oplevelsen.

En personliggjort onboarding har mange fordele. Nogle af dem er:

  • Forbedret fastholdelse af medarbejdere
  • Forbedret træningseffektivitet og produktivitet
  • Øget medarbejderengagement
  • Reducerede onboarding-omkostninger

For at gøre dit onboarding-program personligt, må du imidlertid have adgang til relevant data. Vi anbefaler derfor, at du anvender en digital løsning til automatisk at indsamle og behandle oplysninger fra dine medarbejdere.

Her er et par forslag til, hvordan du nemt kan personliggøre onboardingen af dine nye medarbejdere:

  • Byd dine nye medarbejdere velkommen med en personlig e-mail
  • Vær eksplicit i din kommunikation og tydeliggør hvad, der er relevant for dine nye medarbejdere og deres rolle
  • Hvis du har en medarbejderportal, bør du give dine nye medarbejdere adgang til denne og hjælpe dem med at oprette deres profil
  • Giv nye medarbejdere en mere fleksibel tidsplan, så de kan arbejde på et kursus eller en aktivitet i deres eget tempo
  • Send personlig feedback og brug den til at vurdere nye medarbejderes fremskridt
  • Brug forskellige medieformater i din onboarding (f.eks. video, fotos, lydfiler og interaktive vurderinger)

Onboard dine nye medarbejdere med vores all-in-one løsning

Hvis du endnu ikke har tænkt på at tage din onboarding online, bør du måske overveje det nu. Digital onboarding er noget af det nemmeste at gå til – så længe du anvender de strategier, vi har nævnt ovenfor. Og hvis du endda har en personlig all-in-one digital løsning til at automatisere og optimere processen, vil onboarding af nye medarbejdere være næsten problemfrit.

Hos Cursum arbejder vi ikke med en one-size-fits-all software – det tror vi simpelthen ikke på. I stedet tilbyder vi en innovativ, digital platform, der er i stand til at imødekomme lige præcis dine behov og specifikke krav. Kontakt os i dag eller lær mere om os her.

Vi er her for dig,
når du har brug for det