3 eksperttips: Optimer og forbedre din online onboarding

Stine Offenberg | | Læsetid: 10 minutter

At flytte din onboarding online er særdeles praktisk – især nu hvor vi stadig oplever usikkerhed og restriktioner grundet den globale Corona pandemi. Inden du går fra offline til online, er der imidlertid et par ting, du bør tænke over. For det første må du være opmærksom på, at det for visse nye medarbejdere kan være vanskeligt at deltage i en 100 % online onboarding. Og netop derfor er vores første råd til dig at undgå en “one-size-fits-all”-tilgang.

Alle nye medarbejdere har forskellige behov, og derfor vil generisk materiale ofte ikke være lige så effektivt. En standard onboarding-løsning er som regel også med til at sætte urealistiske forventninger til de nye rekrutter. Og opstår der allerede problemer i forbindelse med onboardingen, kan det med tiden føre til større problemer såsom medarbejderfastholdelse.

Inden du flytter din onboarding online, bør du derfor læse med her. I det følgende giver vi dig de bedste eksperttips, sådan at du kan skabe kontinuitet i din medarbejdertræning og få success med din online onboarding.

1. Del din online onboarding op

Et standard onboarding-program er et stort no go. Administratorer har tendens til at glemme, at medarbejdernes behov udvikler sig i takt med, at onboardingen skrider fremad. Og hvis du ikke formår at identificere eller adressere dine nye medarbejderes behov, kan det resultere i, at deres engagement og produktivitet falder markant eller endda forsvinder helt.

Vi foreslår derfor, at du opdeler din onboarding i forskellige faser. På denne måde kan du visualisere og planlægge dine nye medarbejderes rejse – fra deres første dag til den dag, de forfremmes. Du vil både opnå en dybere forståelse for deres udvikling, men du vil formentlig også i endnu højere grad påskønne deres arbejdsindsats.

Overordnet set kan onboarding-processen opdeles i fire faser: introduktion (pre-onboarding), første dag, indledende udvikling og separation. Disse faser gælder for alle onboarding-forløb; hvad enten de er onsite eller online.

Første fase: Pre-onboarding

Mange virksomheder er ikke klar over, hvor vigtigt pre-onboarding er for nye medarbejderes ansættelsesoplevelse. Og selvom pre-onboarding og den faktiske onboarding-proces ofte forveksles, er det vigtigt at kunne skelne dem fra hinanden.

Pre-onboarding begynder det øjeblik, en ansøger accepterer et jobtilbud og underskriver sin kontrakt. Når den nyansatte har sin første dag på sin nye arbejdsplads, kan onboardingen for alvor begynde. Det er nu tid til orientering, træning i diverse systemer samt programmer og lignene.

I pre-onboardingen og indtil onboardingen starter, bør arbejdsgiveren sørge for at holde en tæt kontakt med sine nye rekrutter. Det er dog ikke alle virksomheder, der har midlerne eller tiden til at interagere med nye medarbejdere, inden den faktiske onboarding starter. Denne kommunikation er dog en af de bedste måder at motivere nye medarbejdere på.

Selvom pre-onboardingen er lige så vigtig som selve onboardingen, er der ingen grund til at overdrive. I en online pre-onboarding er det vigtigste, at du formår at slå tonen an og videregiver vigtige informationer.

Online pre-onboarding kan være så simpelt som at:

  • Sende en velkomstemail eller -videohilsen
  • Holde nye medarbejdere informeret gennem videokonferencer
  • Skabe nye forbindelser på sociale medier
  • Dele relevant information via email eller en læringsplatform

Tiden fra dine nye medarbejdere accepterer dit jobtilbud til deres første arbejdsdag er som regel fyldt med spændning og nervøsitet. At du gør alt, hvad du kan, for at dit nye teammedlem føler sig godt taget hånd om i denne tid, er derfor vigtigt.

Anden fase: Første dag i onboardingen

Vi kender alle følelsen af at være ny. Det er som regel lige dele spændende og usikkert. I en typisk onsite onboarding-process bør den første dag derfor inkludere en uformel introduktion til den nye medarbejderes kollegaer. Du kan eksempelvis samle hele teamet til fælles morgenmad eller frokost.

Når vi taler online onboarding, kan det imidlertid være svært for nye medarbejdere at kommunikere med kollegaerne og falde godt til.

Det er derfor vigtigt, at du den første dag i den virtuelle onboarding kommer al deres usikkerhed til livs. Dette kan du gøre ved at benytte dig af virtuelle “icebreakers” også kendt som “ryst-sammen-aktiviteter”. Det kunne eksempelvis være i form af en quiz, som kan skabe sammenhold og ryste teammedlemmerne sammen.

Disse onlineaktiviteter er ikke kun vigtige for dine nyansatte men også for eksisterende medarbejdere – især hvis alle stadig arbejder hjemmefra.

Tredje fase: Indledende udvikling

Den tredje fase af dine nye medarbejderes onboarding er kultiveringsfasen og handler om indledende udvikling.

De første to uger af enhver onboarding bør fokuseres på at få den nye medarbejdere på plads i virksomheden. Når dette er sket, er du klar til at gå i gang med talentudvikling. For at pleje og høste din nyansattes potentiale og færdigheder, må du tage coaching- og vejledningshatten på.

På nuværende tidspunkt bør din nye medarbejder, hvis han eller hun har været igennem en succesfuld onboarding, kunne demonstrere følgende:

  • Mestringstro
  • Klar forståelse af sin rolle
  • Integration og tilhørsforhold til arbejdspladsen
  • Forståelse af virksomhedskulturen

For at sikre at din nyansatte opnår dette, kan det være en god idé at prioritere kollaborativ onboarding. Kollaborativ onboarding opnås, når flere afdelinger involveres og samarbejder. Dette kan hjælpe med at nedbryde siloer og fremme en god teamspirit. Ønsker du at afprøve kollaborativ onboarding, kan et Learning Management System være særdeles nyttigt.

Fjerde fase: Seperation

Når nu målet med en onboarding er at forbedre medarbejderfastholdelse, kan det virke underligt, at vi har inkluderet seperation som en del af processen. Der er dog en meget god grund til at inkludere denne fase i din onboarding-proces.

Af den ene eller anden årsag vil der altid være nogle, der beslutter sig for at forlade din virksomhed. Måske er årsagen personlig og ikke direkte relateret til deres ansættelsesoplevelse. Men indimellem vil der dog kunne opstå problemer i din virksomhed, som kan føre til, at enkelte af dine medarbejdere siger op.

Medarbejderomsætning kan være en dyr affære. En undersøgelse har vist, at den gennemsnitlige udskiftningsomkostning for en almindelig medarbejder svarer til seks til ni måneder af hans eller hendes løn. Når en medarbejder forlader din virksomhed, bør du derfor tage det meget seriøst.

I mange tilfælde vil du aldrig få at vide, hvorfor din medarbejder i realiteten har besluttet sig for at forlade din virksomhed. Der findes dog alligevel en metode, der kan give dig et idé om hvorfor.

Hvis du regelmæssigt gennemfører medarbejderundersøgelser, vil du altid have opdateret og relevant indsigt i dine medarbejderes trivsel ved hånden. Online medarbejderundersøgelser kan afsløre problemer, som dine medarbejdere ikke er villige til at diskutere åbenlyst men gerne vil dele, hvis de er anonyme. Informationerne du finder i deres svar, kan give dig større forståelse for deres adfærd – specielt i tilfælde af medarbejderomsætning.

2. Opret et buddy-system

En af ulemperne ved online onboarding er, at det isolerer de nye medarbejdere fra de eksisterende. Hvis der ikke er tilstrækkelig med online-interaktion, kan de nye rekrutter hurtigt føle sig glemt.

Et buddy-system sikrer, at nye medarbejdere har nogen at tale med og dele deres oplevelser med. Et buddy-system kan også gøre det ud for en ustruktureret form for vidensdeling. Gennem en buddy kan du let videreformidle vigtige brancherelaterede oplysninger, tips og tricks, som enten kan være tilegnet i en nuværende eller tidligere jobrolle.

Ifølge Society for Human Resource Management (SHRM) hjælper et buddy-system med at opbygge en “øjeblikkelig personlig forbindelse mellem den nye medarbejder og organisationen”.

En buddy kan få den nye medarbejder til at føle sig velkommen, besvare spørgsmål og hjælpe den nye person med at navigere gennem organisationens kultur. Dette får den nye medarbejder til at føle sig godt tilpas tidligere, og han eller hun kan opnå en følelse af accept og tilhørighed.

I en online onboarding-proces kan et buddy-system hjælpe med at:

  • Få de nye medarbejdere til at føle sig velkomne ved at hjælpe dem med at navigere gennem virksomhedens online platform og forstå virksomhedskulturen
  • Minimere afstanden mellem nye og gamle medarbejdere
  • Skabe en god kommunikationskultur, som både er fortrolig og åben

En buddy må ikke forveksles med en vejleder eller mentor. En buddy skal ikke hjælpe den nyansatte med at udvikle færdigheder, og han eller hun skal heller ikke gennemføre peer reviews – undtagen at ledelsen anmoder om det selvfølgelig.

Ifølge Project Manage Institute er en buddy en medarbejder, der er “indbegrebet af din virksomheds værdier og samtidig er fortrolig med de formelle og uformelle organisationsstrukturer, hvorfor han eller hun er en pålidelig kilde til information”.

For Nicole Miller, People Operations Manager hos Buffer, er der tre typer buddies, du kan anvende for at optimere din onboarding:

Rolle-buddy

Denne slags buddy hjælper nye medarbejdere med at forlig sig med deres nye job. De bruges især til at give øjeblikkelig feedback og få den nye medarbejder engageret i sin rolle.

Kultur-buddy

En kultur-buddy er en kollega, der formidler virksomhedens historie og kultur. Ifølge Miller kan denne buddy være rigtig god til de medarbejdere, der har det svært ved at være ny, fordi der er gode muligheder for sjove historier, diskussioner og samtaleemner indenfor dette felt.

Mastermind-buddy

En mastermind-buddy er en af de vigtigste buddies. Han eller hun har været igennem samme forløb som den nye medarbejder, og de deler muligvis interesser.

Ligemeget hvilken buddy, din virksomhed vælger, er det en god måde at få nye medarbejdere til at føle sig velkomne og knap så ensomme på – især hvis onboardingen foregår online.

3. Vælg den rette onboarding-platform

Hvis du virkelig ønsker at optimere din onboarding, må du nærstudere de nyeste trends og tendenser indenfor medarbejderonboarding. Nu og i de næste par år vil moderne teknologi spille en helt central rolle for enhver virksomhedsproces – herunder også onboarding.

Ifølge undersøgelser har 38 % af alle virksomheder en online onboarding-platform, og større virksomheder er mere tilbøjelige til at bruge teknologiløsninger.

For at være up-to-date må du som virksomhed vælge den rette løsning og teknologi, der passer til jeres konkrete behov. Inden du vælger en onboarding-platform, bør du dog overveje følgende tre ting:

Personliggørelse

Er din onboarding-platform stærk nok til at imødekomme forskellige og differentierende behov? Har den funktioner, der giver større fleksibilitet, adgang til forskellige medier og muligheder for at kortlægge nye medarbejderes færdighedsdata i forhold til kravene i deres rolle?

Din onboarding-platform bør kunne fremskynde nye medarbejderes produktivitet, forbedre deres tilfredshed og engagement. Men vigtigst af alt: din platform skal hjælpe nye medarbejdere med at udføre praktiske opgaver uden besvær.

Automation

En onboarding-platform giver dig mulighed for at automatisere din virtuelle onboarding, hvilket er med til at give dig en standardiseret og mere ensartet onboarding-proces.

Forestil dig at kunne automatisere din onboarding fra pre-onboarding til offboarding. Det vil gøre dit arbejde meget nemmere.

Med en onboarding-platform kan du strømline din rekrutterings- og ansøgningsproces, interviews samt feedback, således at din pre-boarding forløber mere gnidningsfrit. Bruger du en platform under selve onboardingen, kan den hjælpe dig med at automatisere indsamling af informationer og data på dine nye medarbejdere. Og i offboarding-perioden kan den rigtige platform hjælpe dig med at administrere digitale undersøgelser, tracking af mål og certificeringskontrol.

Tilgængelighed og inklusivitet

Hvis du vil have succes med din online onboarding, bør du vægte tilgængelighed og inklusivitet højt. Tilgængelighed og inklusivitet går hånd i hånd, fordi begge medvirker til en positiv onboarding-oplevelse.

Når vi taler om tilgængelighed i forhold til onboarding platformene, tænker vi på tilgængeligheden af træningsressourcer, hvad enten det er eksternt eller internt. Tilgængelighed handler i denne henseende også om at skabe et jævnt og uafbrudt arbejdsflow.

Tilgængelighed i forhold til onboarding-løsninger handler om lydhørhed i design, brugervenlighed og tilpasning.

Inklusivitet handler derimod om universalitet. Her tænker vi på, at onboarding-løsningen skal designes, således at den kan bruges af alle mennesker – og især dem med særlige behov. En platform, der har et inkluderende eller universelt design, kan:

  • Give en identisk brugeroplevelse for alle
  • Tilpasses til individuelle præferencer og evner
  • Kommunikere information effektivt uanset brugerens forhold
  • Forenkle processen uanset brugerens sproglige færdigheder og erfaring

For at undgå kompatibilitetsproblemer bør du dog altid undersøge din platforms forskellige muligheder i forhold til tilgængelighed og inklusivitet.

Optimer din online onboarding med Cursum

Hos Cursum tror vi på, at der ikke kun er en måde at lære på. Vi ved, at nøglen til at skabe et ensartet træningsprogram er en platform, der nemt kan integreres i din virksomhed og også er let at bruge.

Grundet vores store interesse og forståelse for innovation, tilbyder vi en smart løsning, der kan virkeliggøre dine ideer og forbedre din virksomheds værdikæde. Lær mere om os her eller kontakt os her. Sammen kan vi optimere din online onboarding!

Vi er her for dig,
når du har brug for det