Af Cursum 
Snakken om organisationer, der adopterer en “moderne arbejdsplads”, har givet anledning til mange spekulationer: Vil maskiner overtage vores job? Bliver vi overflødige?
Imidlertid har en verdensudviklingsrapport fra 2019 præciseret, at sådanne bekymringer er helt ubegrundede.
Teknologiske fremskridt former forsat vores arbejdspladserne, som vi kender dem. Arbejdspladstendenser såsom virtuelt samarbejde og den hybride arbejdsplads redefinerer konstant vores opfattelse af, hvordan vi arbejder, og hvad arbejde i sandhed er.
Ovennævnte verdensudviklingsrapport nævner dog, at disse forandringer og udviklinger har medført mere fremgang end skade.
Det er derfor vigtigt ikke at ignorere disse arbejdspladstendenser. Og lige så vigtigt er det ikke at reducere den moderne arbejdsplads til et typisk “videnskabsprojekt”. For det handler ikke kun om teknologi.
Men hvad handler det så om?
I det følgende vil vi besvare de mest stillede spørgsmål om den moderne arbejdsplads, hvad det er, og hvordan du skaber en succesfuld, moderne arbejdspladskultur.
Hvad er en moderne arbejdsplads?
For at forstå hvad den moderne arbejdsplads er, må vi først se på, hvad den traditionelle arbejdsplads er.
En traditionel arbejdsplads er alt, hvad du forventer af et typisk kontormiljø – medarbejdere, der logger ind og ud hver dag, computere, printere og servere, der kører 24 timer om ugen samt duften af frisk kaffe, der hjælper dig i gang på en mandag morgen.
Traditionel kontorkultur er ofte bureaukratisk, meget outputdrevet, rigid og strukturcentreret. Den står i skarp kontrast til, hvad nutidens arbejdspladskultur står for.
Begrebet “moderne arbejdsplads” bruges til at beskrive organisationer, der har omfavnet digitalt samarbejde, digitale løsninger og digital integration som forberedelse til fremtiden.
Denne nye måde at definere arbejdspladsen på har banet vejen for teknologier, der understøtter automatisering, digitale arbejdsområder og hybridarbejde.
Men igen, en moderne arbejdsplads handler ikke om at bruge kunstig intelligens eller avancerede samarbejdsværktøjer. Det handler om at skabe en positiv, kollektiv og fleksibel kultur, der passer til den moderne medarbejder.
Med andre ord er en moderne arbejdsplads en filosofi eller en etos, der giver folk mulighed for at være den bedste udgave af sig selv. For at opnå dette skal organisationer dog give deres medarbejdere de rigtige ressourcer, muligheder og motivation.
Og det er her, teknologi kommer ind, og konceptet om en digital arbejdsplads opstår.
Hvad er en digital arbejdsplads?
Coronapandemien har ikke kun ændret måden, vi ser på arbejde på. Den udviskede også grænsen mellem det fysiske kontor og det sted, hvor arbejdet rent faktisk foregår. Men størst af alt opløste den skellet mellem arbejdsliv og privatliv.
Da medarbejdere begyndte at kommunikere og samarbejde på hidtil usete måder, begyndte virksomheder at implementere et helt andet arbejdsmiljø — den digitale arbejdsplads.
Den digitale arbejdsplads er den naturlige udvikling af det traditionelle kontormiljø. Denne arbejdsplads omfatter alle aktiviteter, medarbejdere ville gøre på et fysisk kontor; bortset fra, at de udføres virtuelt ved hjælp af digitale arbejdspladsløsninger.
Digitale løsninger kan eksempelvis være platforme til e-læring, online samarbejdsværktøjer og projektstyringssoftware. Hvis de implementeres korrekt, kan disse løsninger hjælpe organisationer med at øge smidigheden, fleksibiliteten, produktiviteten og indtjeningen — og endda skalere deres forretning.
Faktorer som ændrede arbejdspladsen for altid
Arbejdspladsen har været i konstant forandring siden landbrugsrevolutionen og den industrielle revolution. Den digitale arbejdsplads er imidlertid et relativt ungt koncept, der er ansporet af fremkomsten følgende tre hovedfaktorer:
Den aldrende arbejdsstyrke
Demografien på arbejdspladsen er blevet ældre. Og det kan have stor indvirkning på arbejdsmarkedet. Effekterne af en aldrende arbejdsstyrke kan for eksempel føre til mangel på arbejdskraft og kvalifikationskløfter på tværs af brancher. For at løse disse problemer har nogle virksomheder rettet blikket mod teknologi for at:
- Forbedre medarbejdernes sundhed og forlænge deres levetid
- Forvandle arbejdet og arbejdspladsen til et miljø, der understøtter læring
- Støtte arbejdsmarkedets infrastruktur
Bestræbelserne på at forbedre deres medarbejderes sundhed og fastholdelse har inspireret organisationer til mere fleksibilitet. Således opstod eksempelvis den hybride arbejdsplads.
En hybrid arbejdspladsmodel kombinerer kontorarbejde med fjernarbejde. Dette er for at give medarbejderen mere selvstændighed og en bedre balance mellem arbejde og privatliv.
Teknologier der støtter op om hybridarbejde kan omfatte:
- Applicant Tracking Systems (ATS’er)
- Kommunikationsplatforme
- Fildeling- eller dokumenthåndteringsværktøjer
- Software til administration af menneskelig kapital
- Learning Management Systems (LMS)
Grundig brug af automatisering gør arbejdsopgaver mindre fysisk og mentalt krævende for ældre medarbejdere, hvilket hjælper til at forlænge deres levetid.
Tilsvarende har moderne teknologi spillet en afgørende rolle i at tackle kvalifikationskløften på arbejdspladsen. Integrering af teknologi i virksomhedstræning har gjort medarbejdernes læringsoplevelse mere engagerende og fordybende. Og med fremkomsten af e-læring og forskellige e-læringsværktøjer har viden aldrig været mere lettilgængelig.
Informationsoverload
I en nylig undersøgelse sagde 65,2 % af britiske medarbejdere, at deres arbejde er negativt påvirket af den høje mængde data, de skal håndtere.
Derudover indrømmede 91 % af amerikanske medarbejdere, at de nogle gange sletter eller kasserer arbejdsrelaterede oplysninger uden at læse dem fuldt ud.
Dette viser, at virksomheder, uanset om de er nystartede eller store virksomheder, kan lide under informationsoverload eller “infobesity”. Det kan blandt andet skyldes:
- Overdreven informationsdeling
- Mængden af irrelevant informationsudveksling
- Mangel på tid til at håndtere information og data
For at løse dette dilemma har virksomhedsledere været nødt til at udvikle hurtige og pålidelige måder at analysere og gøre data mere værdifuld på. Deres strategier omfattede eksempelvis:
- Øget målrettet kommunikation gennem indbakke-regler
- Håndtering og kontekstualisering af data ved hjælp af kunstig intelligens
- AI-videnstyringssystemer til effektiv besvarelse af spørgsmål
- Centrale datalagre med datalagringsteknologi i skyen
Alligevel udsættes medarbejdere stadig for informationsoverload.
Heldigvis findes og udvikles der stadig teknologier, der kan hjælpe med at løse disse problemer.
Stigende arbejdsmængde og -tempo
Nogle gange er markedspresset for visse virksomheder ikke blot intenst; det er ubærligt. For at overvinde deres konkurrenter påtager de sig ofte mere, end de kan klare. Som et resultat fremskyndes enhver proces for at hæve præstationsmålene og forkorte innovationscyklussen.
Dette høje tempo tvinger medarbejderne til at præstere hurtigere og samarbejde mere for at opnå optimale resultater. Nogle falder endda ind i et fænomen kaldet “accelerationsfælden” — eller på engelsk “the acceleration trap”.
I erkendelse af at arbejdspladsen ikke er en trykkoger, har nogle virksomheder set vigtigheden af pålidelige softwareværktøjer til projektledelse i stor skala.
Cloud-værktøjer som KissFlow, Trello, Asana og ClickUp har hjulpet virksomheder med at planlægge projekter korrekt, tildele opgaver og administrere deres tid.
Disse projektstyringsværktøjer er nyttige, når du skal måle og organisere dit teams kapacitet. Med den rigtige løsning kan du visualisere hele projektets omfang og vurdere mulige risici gennem hele processen.
Denne kritiske udvikling har lagt grundlaget for en særdeles populær trend for det det 21. århundredes arbejdsplads; virtuelt samarbejde.
Virtuelt samarbejde er en moderne standard hos nutidens virksomheder, især på digitale arbejdspladser. Og det er blevet særligt nødvendigt de senere år under pandemien, nedlukninger og hjemsendelser.
Det har muliggjort en mere smerte- og problemfri kommunikation og kontakt mellem kollegaer uanset deres geografiske placering.
Sådan bevæger du dig fra en traditionel til en moderne arbejdsplads
Den moderne arbejdsplads er mere et kulturskifte end en eftermonteringsproces. Selvfølgelig spiller teknologi en væsentlig rolle i at muliggøre forandring. Men når alt kommer til alt, handler det om mindset, drive, kommunikation, kultur og ledelse.
Husk, at blander du teknologi med et uhåndterligt organisatorisk system vil det ikke ændre noget eller løse dine problemer.
Men hvordan bevæger man sig så fra en traditionel arbejdsplads til en moderne arbejdsplads?
Opbygningen af en succesfuld, moderne arbejdspladskultur starter, når du beslutter at indføre nye tilgange, der kan løse dine problemer og tilføje værdi på nye måder.
Start med at optimere dit nuværende system. Find derefter de teknologiske hjælpemidler, der passer til dine specifikke forretningsbehov.
Lad os tage Dansk Sejlunion som et eksempel.
En moderne arbejdsplads styrker mennesker
Dansk Sejlunion er det nationale samlingspunkt for sejlsport.
For at understøtte udviklingen af sejlads i bredere forstand, leverer de tjenester direkte til sejlere, medlemsklubber, tilknyttede klasser og andre organisationer.
Disse tjenester dækker udvikling af den enkeltes færdigheder på vandet, adgang til viden og uddannelse samt træning for udvalgte hold og sejlere.
Længe havde Dansk Sejlunion i høj grad været afhængige af eksterne kursusleverandører. De havde ikke selv midlerne til at oprette kurser og eksamener for deres medlemmer, hvilket gjorde deres arbejdsgang både unødig kompliceret og ineffektiv.
For at løse dette problem, ønskede de en hurtigere og mere effektiv løsning til at påbegynde nye projekter og vedligeholde disse. Dansk Sejlunion slog sig derfor sammen med Cursum for at skabe et online akademi, som kunne håndtere alt lige fra indholdsskabelse til distribution.
Deres online akademi har hjulpet dem med at systematisere deres forening, og de har opnået bedre udnyttelse af deres ressourcer og højere effektivitet.
I stedet for at holde fast i deres eksterne kursusudbydere, fik Dansk Sejlunion et samlet læringsunivers, der fungerer som et solidt supplement til deres eksisterende offline aktiviteter og personlige servicetilbud.
Med et online akademi kan de nu selv oprette kurser og eksamener, hvilket gør, at de arbejder hurtigere og mere effektivt. Cursums onlineløsning har også hjulpet dem med at øge deres præstationer og vækste deres forening indefra og ud.
Den moderne arbejdsplads kort fortalt
Jo mere du reflekterer over den aktuelle udvikling på arbejdspladsen, jo mere vil du indse, at:
- Arbejdsgivere er nødsaget til at tilgodese mange forskellige behov idet demografien forandres
- Internetforbruget stiger og er skyld i flere forstyrrelser
- Arbejdstempoet næppe falder
- Datadistribution og -forbrug snart vil nå et rekordhøjt niveau
Vi kommer ikke uden om disse realiteter. Og med nytænkning, der afføder mere teknologi, kan vi være sikre på at se mere forbløffende fremskridt fremover.
Så hvis forandringens vind fortsætter med at blæse, bygger du så en mur eller en vindmølle?
En mølle repræsenterer bedst vores ønske og indsats for at skabe det bedst mulige arbejdsmiljø. På den anden side symboliserer vinden de kræfter, der ubønhørligt forvandler arbejdspladsen.
De forskellige komponenter i en vindmølle betegner synergierne på den moderne arbejdsplads og de teknologier, der muliggør dem.
Og for at udnytte vindens kraft er det afgørende, at din virksomhed er veludstyret.
Hos Cursum har vi netop specialiseret os i digitale arbejdspladsløsninger.
Vores online akademi kan for eksempel:
- Hjælpe dig med at skalere
- Øge din arbejdseffektivitet
- Tilbyde dig større fleksibilitet
- Optimere medarbejderoplevelsen
- Hjælpe dig med at minimere udgifterne og øge produktiviteten
Nu er spørgsmålet bare: Er du klar til at tage det næste skridt og omfavne dette moderne, kulturelle skifte?
