Undgå problemer: Anvend et compliance management system

Stine Offenberg | | Læsetid: 5 minutter

Nogle frygter, at et compliance management system både er dyrt og tidskrævende at implementere. Men det er ikke tilfældet.

Det er rigtigt, at digital transformation ikke altid er svaret på en virksomheds problemer. Og det er heller ikke altid det rigtige valg, at tage digitale løsninger i brug.

Men sandheden er, at digitale løsninger ikke fungerer hvis de isoleres; de kræver en en top-down synergistisk strategi. Digitale transformationer ender kun i en fiasko, hvis dit compliance management system reduceres til et eksperimentelt instrument.

Når vi taler compliance, kan det næsten ikke betale sig ikke at gå digitalt. Tro os, vi har set, hvor stor succes vores kunder har haft, efter de har transformeret deres virksomheder med en digital løsning.

Når du har læst dette blog post, vil du forstå, hvor skadeligt det kan være for din virksomhed at gøre brug af ældre revisionssystemer og fragmenterede complianceprocesser. Så læs med og spar dig selv en masse besvær.

Digital transformation er ikke kun en forbipasserende trend

De stadigt skiftende lovgivningsmæssige tendenser og risikoscenarier former compliance management. Og således vil en virksomhed kun opleve problemer med deres risikostyring og compliance, når den ikke formår at reagere i realtid. Med andre ord er et compliance management system et kontinuerligt behov for alle virksomhedsejere – ligegyldigt størrelse.

I en undersøgelse fra 2021 foretaget af KPMG var 67 % af respondenterne enige om, at brugen af automatisering og teknologi er den vigtigste etik- og complianceaktivitet, der skal forbedres. Af andre aktiviteter foreslog de også, at dataanalyse, reguleringsændringsstyring, risikovurdering samt overvågning og testning skulle forbedres.

Lad os se på the National Science Foundation (NSF) som et eksempel.

NSFs implementering af deres Data Analytics Audit er en klar indikator for den stigende forekomst af dataanalyse i overensstemmelse med forskningsadministration. I deres 2016 NSF Office of Inspector General (OIG) Data Analytics Audits viste resultaterne flere uacceptable omkostninger og utilstrækkelig dokumentation. Nogle af disse tilbagevendende, tvivlsomme omkostninger omfattede transaktioner eller udgifter i forbindelse med:

  • Lønninger til seniorpersonale
  • Løn over sommeren
  • Omkostningsoverførsler
  • Udstyr
  • Supportomkostninger til deltagere
  • Rejser (måltider, konferencer og udlandsrejser)

Ud fra denne identifikation udformede NSF en effektiv revisionsproces.

Med udgangspunk i grundig dataanalyse udarbejdede revisorer fra NSF transaktionsrapporter, der skulle bruges til at spore mistænkelige udgiftsmønstre. Som et resultat opdagede de hurtigt omkostninger, der krævede mere understøttende dokumentation.

De fordømte siloer

Når det kommer til compliance management, kan der være flere forskellige udfordringer. Disse udfordringer omfatter blandt andet fjerntliggende miljøer, ledelsesmæssige forskelle og mangel på samarbejdsværktøjer. Alle disse faktorer kan være med til at complianceprocessen splittes op i flere dele, og samtidig kan de også være med til at skabe tværinformations- eller ledelsessiloer.

Siloer kan forårsage segmentering, hvilket skader et teams produktivitet og samhørighed. Og ifølge CFO Magazine kan “a siloed approach” til risikovurdering og -styring føre til mindre samarbejde og uopnåelige compliancemål.

Hvis din organisation har flere datterselskaber og mange forretningsfunktioner, kan kommunikationssiloer være særdeles skadelige.

Og når du har flere operationelle strukturer, kan complianceproblemer let spredes på tværs af virksomhedens forskellige afdelinger og funktioner. Uden en samlet risikostyringsproces vil det være svært at forstå og reagere på sådanne risici.

For at fjerne siloer må du have et system eller en digital platform, der muliggør problemfri kommunikation og informationsformidling. Samarbejde på tværs af teams gøres nemt med en cloud-based platform. En sådan løsning kan eksempelvis være med til at lette intern friktion, fordi den tilbyder en simpel og let måde at administrere og modtage data på. Og når du konsoliderer måden, du håndterer compliance på, ender du med en stærkere forsvarslinje, når det kommer til risikokontrol.

Et uforudsigeligt reguleringslandskab

Virksomheder, offentlige myndigheder og virksomhedsadministratorer kæmper fortsat med at håndtere compliancekrav på grund af det uforudsigelige regulative og lovgivningsmæssige landskab.

Under COVID-19 blev mange behandlings- og vaccinationsregler gjort mere fleksible for at muliggøre en hurtig udvikling af succesfulde lægemidler. I USA udstedte tilsynsmyndigheder som Medicines and Healthcare Products Regulatory Agency (MHRA) og United States Food and Drug Administration (USFDA) standard guidelines i forhold til overvågning af compliance for at støtte sundhedsindustrien. Og da rutinemæssige inspektioner blev udskudt, blev rapporteringen gjort digital.

Dette er et perfekt eksempel på, hvordan en teknologidrevet complianceproces let tilpasser sig det konstant forandrende lovgivningsmiljø.

Og netop derfor fungerer de traditionelle tilgange til compliance muligvis ikke længere. Især hvis vi taler om ekstreme omstændigheder, kan det være nytteløst at bruge hundrede- eller tusindevis af regneark på at understøtte en virksomheds complianceprocesser. Men de proaktive og strategiske foranstaltninger, der kommer med en digitalisering, vil hjælpe virksomhedsledere med at undgå logistiske og statistiske anomalier.

Inaktivitet er din fjende

Ledere i en stor amerikansk bank opdagede på et tidspunkt, at de manglede en tilstrækkeligt compliance management solution til at overholde standarderne for hvidvaskning af penge – de såkaldte anti-money laundering (AML) standards.

Bankens primære bekymring pegede i retning af deres ufuldstændige foranstaltninger og efterslæb på 30.000 sager, der krævede en sekundær gennemgang. Da de vidste, at de muligvis var i risiko for at overtræde kritiske lovkrav, lancerede de et Compliance Center of Excellence.

I sidste ende besluttede de at designe og indføre et grundigt kvalitetssikringsprogram, som hjalp dem med at foretage anmeldelser og periodiske revisioner. Det hjalp endvidere også med at tracke mistænkelige konti.

Udover at opfylde bankens compliancemål og afklare de første 18.000 efterslæbte AML-anmeldelser på bare tre måneder, hjælper deres Compliance Center of Excellence nu også med at:

  • Forhindre fremtidige efterslæb
  • Administrere afhjælpning af 40.000 potentielle kontrolfejl
  • Forøge kvalitetsbedømmelser fra 80 % til 95 %

(Kilde: Accenture: Intelligent Compliance: Smarter Way to Face Risk)

Effektiv compliance starter altså med en bevidsthed om de risici, der findes, og frygten for non-compliance. Og denne sag viser tydeligt, at frygt ikke er din fjende i compliance – inaktivitet er.

Byg et stærkt compliance management system

Vi forstår, at en storstilet digitalisering kan virke overvældende. Men fordelene og den langsigtede værdi opvejer uden tvivl denne følelse.

Sammen kan vi bygge det compliance management system, du har brug for. Vi besidder stor teknisk ekspertise og sætter en ære i vores rådgivende tilgang, der sikrer, at du kan få opfyldt dine krav og ønsker.

Hvis du er klar til at starte dit digitale transformationsprojekt, kan du booke en demo i dag – sammen finder vi den perfekte digitale løsning til dig og din virksomhed.

Vi er her for dig,
når du har brug for det