Onboarding guide: 5 tips til at give den bedste velkomst

Stine Offenberg | | Læsetid: 8 minutter

For mange virksomheder er det ofte knald eller fald, når de skal onboarde nye medarbejdere. Det er derfor vigtigt at tænke fremad og begynde at planlægge et godt onboarding program så tidligt som muligt. Hvis du er i tvivl om hvordan, I gør dette, er du kommet til det rette sted. I denne onboarding guide deler vi nemlig vores fem bedste tips til at sammensætte et effektivt onboarding program.  

Tip 1: Lav en onboarding checkliste  

Det første tip i vores onboarding guide er ret lige til: lav en checkliste. En checkliste kan nemlig gøre hele onboarding processen nemmere for dig. Checklisten fungerer som en slags skabelon – din helt egen onboarding guide så at sige – der holder styr på alle opgaver, compliance dokumenter og forløb, som den nye medarbejder skal igennem for at gennemføre onboarding programmet.  

En checkliste kan inkludere følgende:  

  • Vigtige onboarding dokumenter som ansættelseskontrakt, lønregistreringer og medarbejderhåndbogen.  
  • En velkomstmail der fortæller andre medarbejdere om den forstående onboarding process. 
  • En tidsplan for møder med virksomhedsledelsen.  
  • Budgetter for mad og materialer der forventes brugt. 
  • Et skema der beskriver den nyansattes rekrutteringsrejse – fra pre-onboarding til deres første arbejdsdag.  

Jo mere detaljeret din onboarding checkliste er, jo mere forberedt vil du og din nye medarbejder være. Og planlægger du at standardisere din onboarding process, kan en personlig onboarding guide være til stor hjælp for alle involverede parter.

Tip 2: Tænk over hvordan du opbygger dit onboarding program

Når du ansætter en ny medarbejder, har du sandsynligvis allerede læst deres CV, afholdt en eller endda flere interviews og indhentet anbefalinger. Du ved allerede, hvad du kan forvente af dem. Men hvad med din nye rekrut? Din nye medarbejder er bestemt også nysgerrig efter, hvad de kan forvente af dig og din virksomhed. Og det er her, dit onboarding program bliver relevant.  

Som en tommelfingerregel skal dit onboarding program dække over din virksomheds politikker, mål, værdier og muligheder. 

Talya N. Bauer fra Portland State University har i sin rapport opdelt ovenstående områder i fire komponenter. På engelsk omtales de fire komponenter ofte som The Four C’s, og de omfatter compliance, culture, clarification og connection. Og for at opnå succes med dit onboarding program er det essentielt, at du kender til disse komponenter.   

Compliance  

Som det første i dit onboarding program, bør din nye medarbejder blive præsenteret for de grundlæggende virksomhedsregler og –politikker. Medarbejderen bør udfylde nødvendige onboarding dokumenter, og du skal sørge for at give en detaljeret forklaring af, hvad den nyansatte skal gennemgå i sit onboarding forløb.  

Culture 

Culture eller kultur, som denne komponent kan oversættes til på dansk, er også vigtigt at være opmærksom på. Overordnet kan man sige, at din virksomhedskultur er din virksomheds personlighed. Virksomhedskultur dækker over en virksomheds etik, normer og værdier. Når din nye medarbejder introduceres for disse fundamentale elementer allerede i onboarding forløbet, får han eller hun en langt bedre forståelse for, hvilken type virksomhed I er. Derudover kan denne viden samtidig fungere som den nyansattes moralske kompas fremadrettet.  

Clarification  

På dansk kan denne komponent oversættes til afklaring. I onboarding processen er det vigtigt at bringe klarhed over den nyansattes rolle, funktion og ansvar. At afklare dette så tidligt som muligt er vigtigt, så din nye medarbejder forstår deres arbejdsopgaver og omfanget heraf – det hele har nemlig betydning for deres engagement. Det værste, du kan gøre i onboarding forløbet, er ikke at give nok information om din nyansattes arbejdsfunktion og -opgaver. 

Connection

Et af målene med et onboarding program er at bygge bro mellem nye medarbejdere og deres kolleger. At skabe connections – eller forbindelser som vi siger på dansk – er vigtigt allerede at påbegynde i onboarding forløbet. Det er nemlig her, sunde relationer begynder, og hvor gode venskaber starter. Under onboarding processen opbygger din nye medarbejder tillid til sin nye arbejdsplads og sine nye kollager. Ignorerer du denne vigtige komponent, kan du risikere, at din nyansatte medarbejder føler sig ubehagelig tilpas, isoleret og uvelkommen fra start af.  

Det er op til dig og din virksomhed hvilken af disse komponenter, I ønsker at fokusere på. Men ifølge Bauer har disse komponenter stor betydning for virksomheders onboarding strategi. Tag for eksempel onlineforettningen, Zappos, der sælger sko og tøj. De mener, at de tekniske aspekter af deres onboarding forløb er vigtige, men “det kulturelle komponent er endnu vigtigere.”

Tip 3: Fremhæv kollaborativ onboarding  

Efter du har identificeret, hvilke af de ovennævnte komponenter, du vil prioritere, skal du begynde at udvælge og uddelegere opgaver til forskellige medarbejdere. Selvom det som regel ene og alene er HR-afdelingens ansvar at styre onboarding processen, er det kun positivt, hvis andre hjælper til. 

En kollaborativ onboarding proces, der går på tværs af afdelinger, skaber bedre samarbejde, fremmer kommunikationen i virksomheden og fostrer sammenhold.  

Når du ønsker at fremhæve kollaborativ onboarding, kan du gøre bruge af innovative, digitale værktøjer såsom et Learning Management System – ofte blot benævnt LMS. Med avancerede mekanismer kan brugen af et LMS i din onboarding proces forbedre kommunikationen og øge engagementet.

Tip 4: Personliggør onboarding processen  

Vores trejde tip i denne onboarding guide kræver at du tænker lidt ud af boksen – du skal nemlig bryde lidt med de traditionelle og standardiserede normer og forventninger.

Personalisering er et buzzword i den digitale tidsalder og især inden for industrien learning and development (L&D). I dag er fagfolk indenfor denne industri stærkt fokuserede på at personliggøre onboarding oplevelsen for nye medarbejdere. Og begrundelsen herfor er simpel: onboarding handler om oplevelser. Dem, der styrer onboarding forløbet, skal huske på, at de har at gøre med mennesker, der alle har unikke behov og færdigheder. Derfor skal onboarding processen skræddersys baseret på forskellige læringsstile, jobroller og omstændigheder. 

Hos Cursum anbefaler vi at gøre følgende for at opnå en personliggjort onboarding oplevelse:  

  • Brug forskellige medier i din vidensformidling såsom videoer, billeder og interaktive vurderinger. 
  • Angiv oplysninger der er relevante for den nye medarbejders jobrolle. 
  • Skab variation i dit onboarding program gennem sjove aktiviteter, lege og engagerende gruppeaktiviteter.  
  • Udnyt fordelene ved blended learning
  • Overvej dine medarbejderes forskellige læringsstile når du opretter kursusindhold og materialer. 
  • Byg en online medarbejderportal så dine nye medarbejdere kan personalisere deres profiler. 

Onboarding facts

Ifølge Sapling består den gennemsnitlige onboarding process af 54 aktiviteter. Nye medarbejdere får i gennemsnit tildelt tre dokumenter, de skal underskrive, uploade eller anerkende og 41 administrative opgaver, der skal udføres. De forventes også at nå 10 læringsmål omhandlende virksomhedskultur, markedskendskab og rollejustering. Disse aktiviteter skal sikre, at den nyansatte bliver fuldt integreret i virksomheden og sin nye rolle.

Tip 5: Invester i en onboarding platform 

Hvis du har fulgt vores onboarding guide til punkt og prikke, vil dette tip blot være prikken over i’et.  

Du kan selvfølgelig vælge at onboarde din nye medarbejder på den gammeldags måde – uden brug af teknologi. Men ærlig talt, så vil investeringen i et Learning Management System uden tvivl gøre din onboarding proces meget nemmere.  

Som Emma O’Neill, Senior Content Marketer hos LearnUpon siger det:  

De bedste onboarding programmer er ikke blot konstrueret af fageksperter. De er sammensat er teams, der virkelig forstår, hvordan man blander indhold og værktøjer; i dette tilfælde et læringsstyringssystem (LMS), for at skabe en både effektiv og opnåelig proces.  

Emma O’Neill, Senior Content Marketer hos LearnUpon

Med et LMS kan virksomheder oprette og administrere ensartede træningsprogrammer – selv i stor skala. Og er du blot påbegyndt din digitale transformation, kan investeringen i et avanceret værktøj som et LMS være den hjælpende hånd, du har brug for. Her er de to største årsager:  

Et LMS reducerer onboarding tiden  

En af fordelene ved at bruge et LMS til onboarding er, at det hjælper med at reducere tiden brugt på formidling af information. Ved at digitalisere dine onboarding materialer kan du korte læringssektionerne ned og i stedet bruge tid på andre væsentlige aktiviteter. Med et LMS kan du eksempelvis:  

  • Lave en velkomstvideo og virksomhedsintroduktion  
  • Digitalisere medarbejderhåndbogen  
  • Guide dine medarbejdere i virksomhedens anvendte software  
  • Tage din compliance træning online  

Et LMS tillader remote onboarding  

Ifølge Workable Survey, siger 37,4 % af alle rekrutteringskonsulenter, at deres største bekymring under COVID-19 pandemien er udfordringerne ved remote onboarding og træning. Samtidig forventer mange ledere, at onboarding, medarbejderengagement og –vurderinger vil forblive en udfordring selv efter pandemien er aftaget.  

Mange medarbejdere har grundet pandemien ændret deres arbejdsvaner, og i de næste par år vil vi formentlig se en stigning i remote onboarding. Et LMS, der kan hjælpe dig med din onboarding, kunne derfor meget vel være din bedste investering i år.  

Et LMS er genialt til remote onboarding, fordi det tillader de nyansatte at tilgå deres træning hvor og hvornår, det passer dem. Er dit LMS tilgængeligt via mobil, giver det endda dine nye rekrutter endnu mere frihed til at færdiggøre deres opgaver i eget tempo – noget der også mindsker onboarding nervøsitet.  

Brug Cursum’s platform til dit onboarding program  

Det var vores onboarding guide! Og nu hvor du ved hvordan, du skaber et effektivt onboarding program, er det tid til at sammensætte din egen onboarding strategi – og vores solide, digitale platform er perfekt til dette formål.  

Hos Cursum mener vi, at gode idéer skal parres med den rette teknologi. Det er nemlig sådan vi hjælper virksomheder med at skabe de bedste onboarding oplevelser. Find mere information om vores services her eller giv os et kald – det vil være os en fornøjelse at skabe en god onboarding oplevelse for dig og din nye medarbejder.  

Vi er her for dig,
når du har brug for det